Администрация Инжавинского района Тамбовской области

Архивный отдел администрации  района


Адрес: 393310 р.п.Инжавино Инжавинский район, Тамбовская область, ул.Советская, д.28, каб 202

Телефон (факс): 8-475-53-2-74-45,   Адрес электронной почты: archiv@r53.tambov.gov.ru


                    УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

Инжавинского района  

   от 13.02. 2012 № 126  

П О Л О Ж Е Н И Е

 

об архивном отделе администрации

Инжавинского района

 

                                                  1.Общие положения

 

1.1. Архивный отдел (далее – Отдел) администрации Инжавинского района (далее – Администрации) является функциональным органом администрации муниципального образования Инжавинский район, структурным подразделением без статуса юридического лица, пользуется печатью и штампом администрации района.

1.2    Отдел образуется постановлением администрации.

1.3    Архивный отдел обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов  включая хранение архивных фондов поселений, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, а так же архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

1.4. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется Администрацией, целевой объем ассигнований на содержание Отдела предусматривается в ее бюджете. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счет субвенций и материальных средств, предоставляемых бюджетами других уровней для исполнения отдельных полномочий.

1.5. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ,  Законом Тамбовской области от 03.03.2006 № 4-З «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований», Законом Тамбовской области от 23.06.2006 № 54-З «Об Архивном фонде Тамбовской области», Уставом района, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями Администрации, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, настоящим Положением.

1.6. Положение об Отделе утверждается  главой муниципального образования Инжавинский район;

1.7. Отдел организует выполнение возложенных на него функций непосредственно и через ведомственные архивы в пределах своих полномочий.

1.8 Администрация муниципального образования Инжавинский район обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержания, техническое оснащение, оборудование, охрану и создание необходимых условий труда работников;

1.9. Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется Администрацией в установленном порядке.

        

                                        2. Задачи и функции отдела.

 

Основными задачами Отдела являются:

2.1  Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих

 постоянному и длительному хранению, в том числе:

 - хранение и учет документов, принятых в отдел;

- предоставление в установленном порядке учетных данных в Управление     

 культуры и архивного дела области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения   

 документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка и представление  в администрацию района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда области, в том числе образовавшихся в деятельности органов

местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в

совместном ведении района и области;

- архивных фондов и других архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических

лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Тамбовской области;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, действовавших на территории Инжавинского района;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов,

необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Отдел по согласованию с администрацией района может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

2.1.3. Документы негосударственной части архивного фонда Тамбовской области поступают на хранение в отдел и на условиях договоров между

собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации района при наличии доверенности.

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое,

научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение

для муниципального образования, в том числе:

- составление списков организаций-источников комплектования отдела, утверждаемых администрацией района и согласовываемых с Управлением культуры и архивного дела области

- систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в

отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов

местного самоуправления, муниципальных организаций; содействия организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации муниципального образования Инжавинский район в сохранении, комплектовании и использовании их архивов,

включая:

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в

организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Инжавинского района;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах,

экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в Управление культуры и архивного дела Тамбовской области поступающих от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организацией, документы которых подлежат приему в отдел в порядке установленном управлением культуры и архивного дела области;

- изучение и обобщение практики работы в ведомственных архивов и

делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с

документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению

государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления,

организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела

по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических

лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий

документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача

архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем,

банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

 

                                                       3. ПРАВА

 

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию муниципального образования Инжавинский район по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального образования Инжавинский район предложение по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы

ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией муниципального образования Инжавинский район вопросов архивного дела и дело-

производства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения

о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение организациями, расположенные на территории Инжавинского района, независимо от их ведомственной подчиненности и

форм собственности, требований федерального и регионального архивного

законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции, организациям, находящимся

на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам

работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией муниципального образования Инжавинский район и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7.Иметь своего представителя в составе ликвидированных комиссией

организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.8.Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие

функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного

самоуправления, организациями Инжавинского района, Управлением культуры и  архивного дела Тамбовской области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями;

 

 

4. Организация работы.

 

4.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением главы  муниципального образования Инжавинский район.

4.2. Начальник Отдела  является муниципальным служащим и входит в реестр муниципальных должностей;

4.3. Начальник Отдела:

4.3.1. планирует и организует деятельность Отдела и несет  ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач;

4.3.2. докладывает о работе отдела и состоянии архивного дела перед Администрацией муниципального образования Инжавинский район и Управлением культуры и архивного дела области;

4.4. Деятельность Отдела осуществляется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального Архивного Агентства России, на основе целевых программ,  планов работы, утвержденных администрацией Инжавинского района, рекомендаций Управления культуры и архивного дела области.

4.5. Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, Управлением культуры и архивного дела области, научной и культурной общественностью, организациями и гражданами.

4.6. При смене начальника Отдела прием-передача дел осуществляется специально созданной комиссией, в состав которой входят представители муниципального образования Инжавинский район, а так же Управления культуры и архивного дела области. Акт приема-передачи утверждается Администрацией муниципального образования Инжавинский район и предоставляется в Управление культуры и архивного дела области.

4.7. Ликвидация и реорганизация отдела осуществляется главой муниципального образования Инжавинский район. Управление культуры и архивного дела области информируется о произведенных действиях. Архивные фонды и архивные документы Отдела передаются учреждению – правопреемнику, при отсутствии правопреемника  документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Тамбовской области в установленном порядке.